Hogyan tett nagyságrendekkel eredményesebbé az A-betű?

A feladataim jelentős része emailben érkezik meg. (Magamnak is emailt küldök vagy küldetek, ha irodán kívül vagyok.) Ez egyébként napi 35-55 bejövő emailt jelent. Korábban szinte megbénított a látvány is, hogy „55 olvasatlan levél”.

Úgy éreztem, hogy egy napomba kerül végigérni rajta és mivel tényleg lassan haladtam, nem éreztem hatékonynak a munkám és nem is volt az!

Az alábbiak szerint alakítottam át az e-mailezésem

Amint munkához látok, sorban haladok az e-maileken és az alábbiakról döntök:

A) Azonnal megcsinálom és/vagy válaszolok (max. 2 percen belül elvégezhető) és jön a következő email...

B) Azonnal megkérek egy kollégát, hogy hajtsa végre az emailben található feladatot, jelezzen vissza nekem (max. 2 percen belül elvégezhető részemről) és jön a következő email...

C) Kijelölök egy időpontot, amikor végrehajtom/delegálom a feladatot és ezt naptárba írom és jön a következő email...

Ez legtöbbször nem tart tovább, mint 10-15 perc.

A címben szereplő „a”-betű

Ahogy fent írtam: „...és jön a következő email...” valójában azt jelenti, hogy megnyomom a billentyűzetem „a”-betűjét, ami az „archívum” rövidítése.

A feldolgozott email azonnal az Archív mappába kerül, ahol évekre bontva listázható, ha szükséges.
Ugyanakkor, mivel kiürül a postafiókom, teljes figyelemmel tudok lenni arra a feladatra, amit éppen csinálok, nem idegesít a tele postafiók” látványa. (98.542 db-ot látnék egyébként...ehelyett van benne legtöbbször 0!)

Az A) típusú feladat hamar készen van.

A B) típusú is hamar készen van részemről, delegáltam, a kollégám pedig értesít emailben, ha végzett vele.

A C) típusú feladat nem kell, hogy nyugtalanítson, mert dedikáltam rá időt és akkor fogom végrehajtani.

Sokszor nagyobb az el nem végzett munka terhe, mintha elvégeztük volna. Az elvégzést segíti az emaileken való „végigrohanás” és az „a”-betű használata.

Jó munkát kívánok!