Rendezett asztal, hatékony munka

Miért fontos az, hogy rendezett körülmények között dolgozzunk
és mennyivel tesz eredményesebbé?

Néhány éve még nem tartottam fontosnak, hogy mi van az asztalomon. A lényeg az volt, hogy amire szükségem van, azt gyorsan elő tudjam venni és dolgozhassak tovább. Legyen ez bármilyen irodaszer, mobil eszköz vagy dokumentáció. Ez nagyon jó dolog, nem akasztja meg a munkát, hogy valamit keresni kell. Belenyúlsz valamelyik papírkupacba és kiveszed, amire szükséged van. Gyors, hatékony.

Mi ezzel a baj?

Felmérések szerint egyik feladatból másikra váltani 15 percig tart. Mikor ezt először olvastam, nem hittem el. Aztán átgondoltam a közelmúlt eseményeit és rájöttem, hogy bizony rendben van ez a mérés.

Szóval ott vannak előttem a „mindent tudó” kupacok, karnyújtásnyira. Épp csak elgondolkodom az adott feladatomban és megpillantok egy kilógó papírt a kupac közepén... „Még azt is meg kell csinálnom és rengeteg időbe fog telni, határidős is...Sőt, valahol tudom, hogy ott van alatta egy másik hasonló, nincs is kedvem hozzá...”. Ilyen és hasonló gondolatok ébrednek az emberben, amivel nem is volna gond, ha nem épp az volna a feladat, hogy az aktuális munkafolyamattal haladjon.

Arról már nem is beszélve, hogy az asztalra készített orvosi recept, magazin, stb. (Még akartam példákat írni, de mivel sejthető, hogy nincs már előttem ilyesmi, nem tudok :) )

Tanulság: nem jó, ha egyszerre sok minden van előttünk, mert eltereli a gondolatot, kizökkent. Akarva, akaratlanul sem tudunk fókuszálni és ezzel sok időt veszítünk.

De akkor mi van az asztalon?

Maximum 5 dologban állapodtam meg magammal:

1. Számítógép, 2 monitorral (Hogy miért van 2, erről máskor írok)
2. 1 A/4-es lap: feladatlista, soronként egy-egy végrehajtandó és végrehajtható feladattal
3. Mobiltelefon
4. Bejövő „postaláda”
5. Családi fotó

Azt vettem észre, ha csak ennyi van az asztalon, sokkal hatékonyabb és eredményesebb vagyok.

A rendezetlen és telített asztalhoz képest nagyságrendekkel jobb a „rendezett információhalmaz” (amiben, „mint tudjuk” a zseni kiigazodik  ), de igazán hatékonyak akkor lehetünk, ha csökkentjük a beáramló információkat. Éppen elég a különböző csatornákról beérkező online értesítőket lekövetni, jól kezelni és mindezek mellett még az adott feladatra fókuszálni... :)